La Revue Squire

Une nouvelle obligation à la charge de l’employeur : la base de données unique


Rédigé par Sarah Joomun le 3 Février 2014

La loi sur la sécurisation de l’emploi du 14 juin 2013 a créé une nouvelle obligation pour les entreprises : la base de données unique. Un décret du 27 décembre 2013 vient en préciser les contours.



Décret n° 2013-1305 du 27 décembre 2013

Cette base de données économique et sociale (BDES) vise selon les partenaires sociaux à renforcer la participation des salariés à la vie économique de l’entreprise en permettant aux représentants du personnel de peser sur les orientations de celle-ci et de proposer des voies alternatives.

Concrètement, cette base devra être accessible en permanence aux membres du comité d’entreprise, à défaut aux délégués du personnel, aux membres du comité central d’entreprise, du comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) et aux délégués syndicaux.

Cette obligation sera effective dès le 14 juin 2014 dans les entreprises de plus de 300 salariés et à compter du 14 juin 2015 dans les entreprises de moins de 300 salariés. 1
Étant donné la complexité des nouvelles dispositions, il est conseillé aux employeurs de s’y atteler au plus tôt.

1. Un vaste contenu d’informations à divulguer

En effet, le contenu de la base la rend particulièrement novatrice et très ambitieuse. Il s’agit, selon l’article R.2323-1-11 du Code du travail, de donner une « vision claire et globale de la formation et de la répartition de la valeur créée par l’activité de l’entreprise. La base comporte également les informations communiquées de manière récurrente au comité d’entreprise ».

Le niveau de l’information est celui de l’entreprise. Les thèmes d’information prévus par la loi sont nombreux : 
  • « présentation de la situation de l’entreprise, notamment le chiffre d’affaires, la valeur ajoutée, le résultat d’exploitation et le résultat net » ;
  • « investissements ;
  • fonds propres et endettement ;
  • ensemble des éléments de la rémunération des salariés et des dirigeants ;
  • activités sociales et culturelles ;
  • rémunération des financeurs ;
  • flux financiers à destination de l’entreprise, notamment aides publiques et crédit d’impôt ;
  • sous-traitance, le cas échéant transfert commerciaux et financiers entre les entités du groupe » (article L.2323-7-2 du Code du travail).
Ces thèmes sont détaillés par le décret du 27 décembre 2013.

À titre d’exemple, la base comprend notamment des informations sur « les frais de personnels y compris cotisations sociales, évolutions salariales par catégorie et par sexe, salaire de base minimum, salaire moyen ou médian, par sexe et par catégorie professionnelle » et sur « la rémunération des actionnaires (revenus distribués) ».

Le décret a prévu un contenu distinct selon que l’entreprise compte plus ou moins de 300 salariés. Cependant, la différence de contenu n’est pas significative.

Ces informations doivent porter sur les deux dernières années, l’année en cours ainsi que sur les « perspectives » sur les trois années suivantes (article L.2323-7-2 du Code du travail), ce qui permettra de servir de document d’information pour la nouvelle consultation annuelle obligatoire sur les orientations stratégiques de l’entreprise (article L.2323-7-1 du Code du travail).

En principe, les informations sont présentées sous forme de « données chiffrées » ou, à défaut, pour les années suivantes sous forme de « grandes tendances ».

Une légère souplesse est laissée sur ce point à l’employeur : le Code du travail précise que ce dernier peut justifier la raison pour laquelle certaines informations ne peuvent pas faire l’objet de données chiffrées ou de grandes tendances (article R.2323-1-11 du Code du travail).

La base doit être mise à jour régulièrement. Chaque mise à jour doit être accompagnée d’une information des personnes qui ont un droit d’accès à la base.

Le choix et la forme du support ne pourra pas être négligé. La loi précise que le support peut être informatique ou papier, toutefois, au vu des modalités de mise en œuvre de la base, un support papier parait peu adéquat.

L’employeur a la faculté de déterminer les modalités d’accès, de consultation et d’utilisation de la base. Il devra indiquer les informations qu’il estime confidentielles afin que les personnes y accédant soient tenues à une obligation de confidentialité.

La base de données sert également de support de préparation à la nouvelle consultation annuelle sur les orientations stratégiques (article L.2323-7-1 du Code du travail).

2. Les conséquences de la mise en place de la base de données unique

Une fois mise en place, la base vaut communication des informations transmises de manière « récurrente » (article L.2323-7-3 du Code du travail). Ces informations dites « récurrentes » n’ont pas été déterminées par la loi.

Ces informations « récurrentes » pourraient recouvrir selon nous notamment :
  • les informations trimestrielles et annuelles (articles L.2323-46, L.2323-49, L.2323-50 du Code du travail);
  • les documents  comptables financiers (article L.2323-8 du Code du travail) ;
  • la documentation économique et financière (article L.2323-7 du Code du travail) ;
En pratique, une interprétation extensive de la base permettrait de :
  • reprendre et actualiser les documents préparés dans le cadre de l’information des salariés ci-dessus pour établir la nouvelle base ;
  • ne plus avoir à communiquer de documents avant les réunions périodiques (sous réserve des conditions posées par l’article R.2323-1-9 du Code du travail [2]).
Les documents d’information portant sur les réunions dites « ponctuelles » du comité d’entreprise selon la loi ne sont pas inclus dans la base (il s’agit des informations obligatoires qui ne sont pas périodiques).

Les textes prévoyant la communication de documents restent inchangés. À l’heure actuelle, cela peut s’expliquer par le fait que toutes les entreprises ne seront concernées qu’au 1er juin 2015.

Néanmoins, espérons qu’à terme, les dispositions relatives à ces informations « récurrentes » soient refondues pour que l’obligation de mettre en place la base soit cohérente avec les obligations d’information préexistantes du comité.

Aucune sanction ad hoc n’a été spécifiée. La qualification de délit d’entrave devrait toutefois pouvoir s’appliquer dans des hypothèses où la base n’aurait pas été mise en œuvre ou son contenu serait défaillant.

* *

Cette nouvelle obligation pesant sur les entreprises soulève de nombreuses questions pratiques.

En effet, elle engendre une charge de travail additionnelle très conséquente pour les directions des entreprises tant sur la forme, puisqu’il s’agit de créer un support matériel protégé et destiné à évoluer fréquemment, que sur le fond étant donné le nombre et la technicité des champs à couvrir. Cela représente des coûts supplémentaires notamment pour les PME.

L’approche prospective soulève également de nombreuses interrogations : les directions seront-elles prêtes, par exemple, à rendre accessible des perspectives sur les « cessions, fusions et acquisitions réalisées » ?

En tout état de cause, il existe un risque de divulgation de certaines informations sensibles.

L’efficacité d’une telle mesure sera-t-elle au rendez-vous ? Les écueils prévisibles sont nombreux :
  • la simplification des obligations d’information de l’employeur n’a pas abouti, faute d’une articulation cohérente avec les textes préexistants ;
  • les représentants du personnel ayant accès à la base auront des difficultés pour analyser la masse de données contenues dans la base ;
  • le niveau d’information choisi : celui de l’entreprise pourrait se révéler non pertinent dans les situations de groupe (la mise en place d’une base au niveau du groupe restant facultative).
Le législateur et les partenaires sociaux souhaitent que ce nouvel outil ambitieux crée une nouvelle dynamique au sein des entreprises. L’avenir nous le dira.


[1] Les dispositions étant insérées dans la partie du Code du travail concernant le comité d’entreprise, les entreprises dépourvues de comité d’entreprise ne devraient pas être soumises à l’obligation de mettre en place la base de données alors qu’elles auraient un délégué syndical.
 
[2] Les deux conditions cumulatives posées par l’article R.2323.-1-9 du Code du travail sont les suivantes :
  • les éléments d’informations doivent être mises à jour régulièrement, « au moins dans le respect des périodicités prévues par le présent code » et ;
  • « l’employeur met à disposition les éléments d’analyse ou d’explication lorsqu’ils sont prévus par le présent code ».





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