Chaque année, en France, environ 230 000 actes publics destinés à être produits à l’étranger sont apostillés par les parquets généraux et 110 000 sont légalisés par le bureau des légalisations du ministère des Affaires étrangères.
Pour rappel, la légalisation est la formalité permettant d’authentifier une signature, la qualité en laquelle le signataire de l’acte a agi et, le cas échéant, l’identité du sceau ou du timbre dont cet acte est revêtu[1] . Celle-ci s’impose donc pour la circulation internationale de tout acte public, hors convention internationale contraire. Néanmoins, si l’acte établi en France doit être produit dans l’un des Etats signataires de la Convention de La Haye du 5 octobre 1961, l’exigence de légalisation est remplacée par la formalité simplifiée de l’apostille.
L’Ordonnance de 2020 comme réponse à un dispositif « dépassé » et ayant atteint ses limites
Le dispositif actuel présentant des lacunes et n’étant plus adapté à l’usage des actes électroniques et aux attentes des particuliers et des entreprises, la mise en place d’une réforme prévoyant des mesures simplifiées et plus adaptées a été décidée. En effet, jusqu’à lors, pour obtenir une apostille, il fallait s’adresser au parquet général de la Cour d’appel dans le ressort de laquelle l’acte public a été délivré, et pour une légalisation, au ministère de l’Europe et des Affaires étrangères. Désormais, il sera possible pour les usagers de recourir à une seule et même autorité, et ce, pour tous les actes publics établis en France.
Par ailleurs, pour les actes publics électroniques (tels que les extraits Kbis), ces démarches pourront également être effectuées en ligne.
L’ordonnance n° 2020-192 du 4 mars 2020 portant réforme des modalités de délivrance de la légalisation et de l’apostille a donc pour but de moderniser les démarches des particuliers et des entreprises souhaitant authentifier des actes publics établis sur le territoire national et destinés à être produits à l’étranger. Celle-ci a été prise en application de l’article 16, I, de la loi du 23 mars 2019 de programmation et de réforme pour la justice et a été publiée le 5 Mars 2020 au Journal officiel.
- Délégation des compétences
L’article 1er de l’Ordonnance prévoit désormais la possibilité pour les Présidents des Conseils régionaux et interrégionaux des notaires, ainsi que leurs délégués d’être désignés comme autorité compétente pour la délivrance de la légalisation et de l’apostille. L’objectif est d’assurer une répartition équilibrée des autorités compétentes sur le territoire national. Cette délégation de compétences permettra également de maintenir au sein des conseils désignés des guichets physiques à proximité des usagers.
- Création d’une base de données nationale des signatures publiques
L’article 2 de l’Ordonnance prévoit la création d’une base de données nationale dématérialisée des signatures publiques qui se substituera aux multiples bases de données existantes. Celle-ci sera accessible aux autorités compétentes et contribuera à accélérer et à sécuriser la délivrance des diverses formalités administratives.
Cette base permettra notamment de centraliser les informations nécessaires à la vérification des documents publics tels que les signatures (manuscrites ou électroniques), la qualité, le sceau et le timbre des principaux signataires d’actes publics susceptibles d’être produits à l’étranger, ainsi que la date de la prise de fonction du signataire.
La constitution d’une telle base de données semble être un prérequis essentiel à une modernisation efficace du dispositif actuel.
- Obligation d’alimenter la base de données nationale des signatures publiques
L’article 3 de l’Ordonnance impose à toutes les autorités d’alimenter cette base de données nationale et dématérialisée, afin que celle-ci soit constamment actualisée.
Article rédigé par Stéphanie Simon
[1] cf. article 2 du décret n°2007-1205 du 10 août 2007
